Безопасно отхвърляне на хартия и електронни PHI
Има няколко начина за правилно изхвърляне на защитена здравна информация. Правилното разпореждане със защитена здравна информация (PHI) и друга поверителна информация, независимо дали е на хартиен или електронен носител, е изискване за HIPAA. Всяко съоръжение, определено от HIPAA като обхванато лице, носи отговорността да гарантира неприкосновеността на личния живот и сигурността на информацията на пациента си, както и да запазва поверителността на техния PHI.
Съществуват редица решения, които вашата медицинска служба може да установи, за да може правилно да се разпорежда с PHI, когато информацията вече не е необходима.
Правилно изхвърляне на хартия PHI
Хартията PHI никога не трябва да се изхвърля в обикновените боклуци. Поставянето на PHI в кофи за боклук или контейнери за отпадъци не е сигурен метод за изхвърляне на PHI. Кошките за боклук и контейнерите за отпадъци са достъпни за обществеността и няма начин да се защитят документите от получаването им и тяхното съдържание. Компаниите са глобени за незаконно изхвърляне на PHI в контейнери за боклук, пълни с имена на пациенти, дати на раждане, номера на социални осигуровки и друга защитена здравна информация.
Преди да може да бъде изхвърлен PHI, той трябва да стане неразбираем чрез раздробяване или изгаряне. Най-сигурният начин е да наемете реномирана компания, която да унищожи записите. Помогнете на служителите си да спазват следните процедури:
- Поставете малки кошчета на всяка работна станция, ясно обозначени като "PHI FOR PROPER DISPOSAL ONLY - DO NOT TRASH". Това ще попречи на случайно да се получи информация в кошчето.
- Не забравяйте да наблюдавате както защитените, така и несигурните зони, където отпадъците се изхвърлят като предпазна мярка за всеки PHI, който пациентът може да изхвърли. Например, в чакалнята и тоалетните.
- Имайте предвид, че за дадена информация може да се наложи допълнителна защита като например номера на социално осигуряване, диагностика на пациентите и номера на кредитни карти.
- Направете така, че всички хартиени документи да бъдат поставени в кош за рециклиране, независимо дали има PHI върху него или не, за да се избегне объркване.
- Направете произволни проверки, за да се уверите, че всички са в съответствие.
Правилно изхвърляне на електронни PHI
Електронният PHI е по-малко вероятно да изисква изхвърляне. Ако обаче офисът ви използва някакъв вид подвижни или преносими електронни носители, като дискети, компактдискове или флаш памети, не забравяйте да изтриете, изтриете или преформатирате всяка информация, която вече не е необходима. Най-добрият начин е да се избегне използването, когато е възможно.
Ако е необходимо да разполагате с електронни PHI, използвайте клиринг софтуер или хардуер за презаписване на чувствителни данни с нечувствителни данни. Другите опции включват изчистване, което изисква силно магнитно поле за унищожаване на данните или унищожаване на устройството, като се използват методи като изгаряне, раздробяване и топене. Компаниите, които предоставят обезпечени хартия за унищожаване на хартия, могат също да осигурят безопасно унищожаване на PHI.
Не забравяйте да премахнете информация от твърдия диск на компютри, които вече не се използват или се продават по такъв начин, че да не се възстановяват данните. Останете в крак с HIPAA, за да сте сигурни, че спазвате най-новите указания.