Планиране на медицинска служба или организация
Отнема много време и много планиране при осъществяването на процеса на подбор и придобиване на информационна система (ИС) в здравната организация. Този процес може да се различава от организация до организация, но все пак остава изключително важен за успеха на организацията.
Специалистите в медицинските кабинети трябва да бъдат информирани за подробностите преди началото на процеса на придобиване на информационна система, как целите на организацията стимулират процеса на подбор и ролята, която всяка от заинтересованите страни на организацията играе в процеса на подбор и придобиване.
Аутсорсинг или вътрешни IT специалисти
Едно от първите решения е дали да се избере между аутсорсинг на ИС и / или да се привлекат специалисти по ИТ (Информационни технологии) да работят в рамките на обекта.
Първо: Разглеждащата организация трябва да попита: "Какви разходи искаме да похарчим за изпълнението на този нов процес и какви са ползите от всеки избор, аутсорсинг или вътрешно?" Отговорите от тези два въпроса ще помогнат да се ориентира организацията в правилната посока на внедряване на нова информационна система.
Второ: Целите трябва да бъдат определени по отношение на това, което се иска и се нуждае от тази нова информационна система. Списъкът трябва да включва целите на служителите поотделно и като цяло, целите на фронт офиса, целите на бек офиса, всички участващи лекари и целите, необходими за постигане на удовлетвореност на пациентите. Тези цели ще зададат тон за начина, по който организацията ще управлява процеса на подбор на информационна система.
Целите, поставени в организацията, ще стимулират процеса на подбор на въвеждането на нова информационна система по много начини. Всяка организация функционира различно един от друг. Това може да включва повече или по-малко нужди, имащи по-голям или по-малък брой пациенти, изискващи различни формати на системи и / или работа на един или няколко сървъра.
Тези фактори за избора и въвеждането на информационна система за здравеопазването ще играят роля в процеса на вземане на решения за въвеждането на нова информационна система.
Кой ще използва информационната система?
Участващата организация трябва да реши кой ще използва всяка система и какви изисквания ще има, за да изпълни задълженията си като служител и да удовлетвори своите пациенти едновременно. Може да се види, че когато се избира да се въведе информационна система в здравно заведение, има много фактори, които трябва да се имат предвид. Например: служителите, пациентите или някой друг, който може да е свързан с организацията. Преди вземането на решения въз основа на нова информационна система, да се гарантира, че целите са определени и са ясно разбрани от всички заинтересовани страни. Това ще намали всякакви недоразумения в бъдеще.
Друг важен фактор, който трябва да се вземе предвид при вземането на това решение, е обучението на служителите, разходите за обучение на тези служители и способността на служителите да се научат как да използват новосъздадената информационна система.
Съобразяване с HIPAA за медицински информационни системи
Не на последно място, уверете се, че медицинският Ви офис е съвместим с HIPAA. С увеличеното използване на информационните технологии в здравеопазването, Вашата медицинска служба трябва да продължи да намира начини да поддържа сигурността на защитената здравна информация (ПЗ) на пациентите, които обслужват.
Сигурността на HIPAA се отнася до създаването на предпазни мерки за PHI във всеки електронен формат. Това включва всяка използвана, съхранявана или предадена по електронен път информация. Всяко съоръжение, определено от HIPAA като обхванато лице, носи отговорността да гарантира неприкосновеността на личния живот и сигурността на информацията на пациента си, както и да запазва поверителността на техния PHI.
Необходимо е медицинските записи да останат поверителни и да не могат да бъдат достъпни от хора, които нямат подходящо разрешение. Оповестяванията, направени по отношение на защитената от пациента информация за здравето (PHI) без тяхното разрешение, се считат за нарушение на Правилата за поверителност.
Всички доставчици на здравни услуги са отговорни да държат своя персонал обучен и информиран относно съответствието с HIPAA. Дали умишлено или случайно неразрешено разкриване на PHI се счита за нарушение на HIPAA.