5 Компоненти за ефективни вътрешни контроли

Предотвратяване и откриване на злоупотреби на служителите във Вашия медицински офис

Вътрешният контрол се определя като процес, предназначен да обезкуражи измамите, да защити ресурсите на компанията и да осигури спазването на законите и подзаконовите актове. Вътрешният контрол е ефективен само ако се определя от конкретните нужди на медицинската служба, изпълнява се, наблюдава се и се измерва, за да се гарантира, че те функционират по план.

Медицинската служба трябва да предприеме активен подход за предотвратяване и откриване на неправомерно поведение на служителите, като има политика по отношение на вътрешния контрол. Предотвратяването и откриването играят много важна роля във всеки процес на вътрешен контрол чрез минимизиране на определено ниво на риск.

1 -

Наемане практики

Наемането на най-добрите медицински служители е ефективен начин за укрепване на процеса на вътрешен контрол. Наемането на персонал, който е компетентен, надежден и надежден чрез задълбочено пресъздаване на кандидатите, е просто добър бизнес смисъл. Контролните проверки и проверките на справките са лесни начини за премахване на всякакви лоши ябълки и възпиране на определени хора да кандидатстват за работа.

Въпреки че на предишните работодатели не е позволено да предоставят информация, различна от трудовия статус и допустимостта за връщане, можете да поискате от кандидатите да предоставят информация за контакт с предишни надзорници или колеги, за да получите по-подробна информация. Текущите проверки, включително кредитните проверки, също така предоставят подробности за личната история на кандидата.

| Повече ▼

2 -

Разделяне на митата

Отделянето на задълженията не допуска един служител да носи отговорност за множество операции, свързани с обработката на средства. Всеки път, когато служител трябва да се справя с пари, трябва да има едно лице, което да разрешава определени сделки, друго лице, отговарящо за обработката, и друго лице за съгласуване и записване. Това гарантира, че никой човек не може да изпълнява задачи, които не са открити или прегледани от друго лице.

Разделянето на задълженията затруднява изгубването на всякаква сума, независимо дали е на рецепцията или на административното ниво на медицинската служба. Когато служителите знаят, че всеки процес се проследява и контролира, той насърчава точността и честността при изпълнение на задачите.

3 -

документация

Всяка финансова транзакция трябва да има хартия. Документацията не е само практиката на писане или документиране на действия, но и на съхраняване на копия от всички финансови документи като фактури и плащания. Служителите трябва да бъдат наясно, че никога няма да изпълняват сделка въз основа на устна заявка.

Валидната документация включва официални формуляри на медицинските служби, бланки или фактури и трябва да бъде упълномощена с подпис, когато е необходимо. Проверки винаги трябва да имат фактура, както и възстановявания, парични преводи или плащания. Паричните средства трябва да се приемат, да не се предават, освен ако не се връщат пациентските промени. Съвместяването на касовите апарати също трябва да бъде документирано в началото и в края на всяка смяна.

4 -

Физически и електронни защити

Използването на сейфове, алармени системи, камери и брави може да помогне на медицинската служба при запазването на данни, инвентар, активи и пари.

1. Съхранявайте всички каси, чекове и разписки, заключени в сейф с ограничен достъп от персонала на медицинската служба. Комбинациите трябва редовно да се променят.

2. Разполагайте с алармени системи за след работно време и неработещи дни.

3. Камерите могат да бъдат поставени на всеки вход и изход, на рецепцията и насочени към сейфа.

4. Дръжте винаги вратите в залата за доставки и / или аптеката, която е заключена и позволява само достъп до определени зони, ако е необходимо.

Електронните защити включват използването на пароли и ограничаването на достъпа само до оторизиран персонал.

5 -

Мониторингови операции

Всеки процес на вътрешно управление би бил непълен без начин за наблюдение на операциите. Мониторингът на вътрешния контрол включва преглед на ежедневните операции, за да се гарантира правилното функциониране на процесите.

1. Равносметка на паричните средства

2. Одит на профила или графиката

3. Проверка чрез сравняване на докладите

4. Редовни проверки на инвентара

Внимателното наблюдение на всички процеси е от съществено значение, но преди всичко ръководителят на медицинския кабинет трябва:

1. Установяване на правила и цели

2. Съобщете ги на целия персонал

3. Осигурявайте обратна връзка редовно