5 важни функции на рецепцията

Рецепцията на медицинска служба може да е много зает. Персоналът на рецепцията е от съществено значение за безпроблемната работа на медицинския кабинет. Персоналът на рецепцията обикновено се състои от рецепционисти и / или медицински помощници и в зависимост от размера на медицинската служба едно лице може да бъде и двете. Клиничните задължения, на рецепцията отговарят за пет административни задължения:

1. Поздрави пациенти
2. Отговаряне и управление на телефона
3. Насрочване на срещи
4. Интерофискална комуникация
5. Външна кореспонденция

1 -

Поздрави Пациентите

Поздравяващите пациенти не са само за това, което казвате, а също и за това как взаимодействате с пациентите. Рецепцията е отговорна за това пациентите да се чувстват добре дошли.

Рецепцията е първото впечатление, което пациентът получава, когато се обажда или посещава медицинската практика. Важно е рецепцията да предоставя изключително обслужване на клиентите и да бъде положително представяне на медицинската практика.

Ето и други начини за поздравяване на пациентите:

• Отговаря на телефона, като същевременно поддържа учтив и последователен начин, като използва подходящ телефонен етикет
• Поддържа площта на рецепцията чиста и организирана
• Регистрира нови пациенти и актуализира съществуващите демографски данни за пациентите чрез събиране на подробна информация за пациентите на пациентите, включително лична и финансова информация
• Улеснява потока на пациентите, като уведомява доставчика за пристигането на пациентите, като съзнава закъсненията и комуникира с пациентите и клиничния персонал
• Отговаря на пациентски, бъдещи пациенти и запитвания за посетители по учтив начин

2 -

Управлява телефона

Докато отговаряте на телефона по учтив и последователен начин е част от поздравяването на пациентите, това не е единственият дълг на телефонната отговорност на рецепцията. Рецепцията е отговорна за приемането на всички входящи повиквания, а също и поставянето на изходящи повиквания, когато е необходимо.

• Входящи обаждания: Входящите обаждания се състоят от обаждания на пациенти, телемаркети, фармацевтични представители, други лекари и др. Рецепцията трябва да използва правилен телефонен етикет, когато управлява телефоните, използвайки тези комуникационни умения: да бъде активен слушател, да има добри телефонни маниери, екранни обаждания, да използва такт, да задава въпроси и да запазва поверителност.
• Изходящи обаждания: Понякога може да е необходимо на рецепцията да се правят изходящи обаждания, за да се обсъжда назначаването на пациент, да се правят външни срещи или сезиране, или да се поръчват консумативи. Като представител на медицинската служба е също толкова важно да се използва правилният телефонен етикет.

3 -

Планиране на срещи

Ефективното планиране е необходимо за отлично преживяване на пациента и плавен поток от пациенти. Повечето медицински кабинети използват софтуер за график, който прави планирането на срещи лесно и леко. Въпреки това, рецепцията трябва да е в състояние да попълни анулации или не-показва и да стане ефективна при съобщаване на промените в графика на пациентите и лекарите.

4 -

Интеграфик комуникация

Рецепцията на медицинския офис е като комуникационен център. Повечето интерофисни комуникации преминават през рецепцията, особено когато става въпрос за административни задачи, свързани с пациента.

Да се ​​комуникира най-ефективно ясна и изчерпателна информация е от решаващо значение. Независимо дали става дума в бележка, писмена комуникация, вътрешна електронна поща в офиса, едно на едно взаимодействие или в групова настройка, е важно да се придържате към темата и да не се отклонявате.

Някои основни умения, необходими за ефективна комуникация в мрежата включват:

• Телефон етикет
• Обслужване на клиенти
• Основни програми за Word и Excel
• Управление на времето
• Организационни умения

5 -

Външна комуникация

Външната комуникация включва потенциално общуване с продавачите, други практики на лекари, застрахователни компании и други фирми. Това може да наложи извършване на изходящи телефонни обаждания, набиране на професионални писма, изпращане на факсове и изпращане на писма.

Познания за офис процедури, обикновено получени от сертификат или степени на асоциираните в бизнес програма, включително административни процеси и процедури, обработка на претенции, подготовка на диаграми на пациенти и основни компютърни умения. Основните административни асистентски умения и способността за адекватно опериране на офис оборудване са важни за успеха на офиса.