Персоналът на рецепцията обикновено е първият контакт, който пациентът има с вашия офис. Те не само отговарят на телефона или поздравяват пациентите. Те също така отговарят за насрочването на срещи и за получаване на демографска информация за пациентите. Те трябва да са в състояние да се справят с бързи темпове на медицински кабинет, както и да обърне голямо внимание на детайлите. Ето 8 отговорности на персонала на рецепцията.
1 -
Поздравява и поздравява ...Едно лице на рецепцията приветства и поздравява всички пациенти и посетители, лично или по телефона. Както всички знаят, първите впечатления са трайни. Първите впечатления, които клиентите ви получават за Вашата медицинска практика, често са от персонала на вашия офис, което ги прави от решаващо значение за успеха на вашата организация. Осигуряването на висококачествени грижи и отличното обслужване на клиентите ще предотвратят загубата на приходи за медицинската служба поради високото ниво на удовлетвореност на пациентите.
2 -
Отговори на телефона ...като същевременно се поддържа учтив, последователен телефонен начин, използващ правилен телефонен етикет. Да имаш добри маниери по телефона е проста задача. За да имате добри маниери по телефона просто означава да бъдете професионални и да третирате другите по начина, по който искате да се лекувате, ако сте били обаждащия се. Важно е вашият медицински персонал да предлага постоянно учтив и последователен телефонен подход. Когато пациентът се обажда, начинът, по който персоналът на рецепцията обработва телефонния разговор, определя как се възприема вашето съоръжение.
3 -
Поддържа площта на рецепцията ...чист и организиран. Поддържането на чист медицински офис не е само за начина, по който изглежда. Чисто медицинско обслужване е от съществено значение за поддържането на безопасността и здравето на служителите и пациентите. Поддържането на медицинската служба без микроби е повече от това, което е на повърхността; става дума за здрава, стерилна среда за предотвратяване на инфекциозни заболявания.
4 -
Регистрира нови пациенти ...и актуализира съществуващите демографски данни за пациентите чрез събиране на подробна информация за пациентите на пациентите, включително лична и финансова информация. Цикълът на пациентската сметка възниква при първоначалното въвеждане на демографска информация за пациента, която включва демографски данни за пациентите и застрахователна информация. Невалидната информация може да забави плащането.
5 -
Улеснява потока на пациента ...чрез уведомяване на доставчика за пристигането на пациентите, като са запознати със закъсненията и комуникират с пациентите и клиничния персонал. Ако пациентите на вашия медицински кабинет не са доволни от целия процес, те може да не се върнат. Осигуряването на висококачествени грижи и отличното обслужване на клиентите ще предотвратят загубата на приходи за медицинската служба поради високото ниво на удовлетвореност на пациентите. Пациентите много вероятно ще продължат да се връщат, докато са доволни от целия процес.
6 -
Отговаря на ...пациентите, бъдещите пациенти и запитванията на посетителите по учтив начин. Техниката, наречена "активно слушане", е полезно средство, което да гарантира, че разбирането е пълно. При тази техника слушателят ще преформулира информацията, която са чували по собствените си думи. Ако тази информация е вярна, обменът е пълен, ако не, подателят на информацията може да отстрани недоразуменията понастоящем. Този обмен отнема само малко повече време и е ефективен инструмент за създаване на отчетност, защото всички участници в обмена знаят, че очакванията са ясни и разбираеми.
7 -
Поддържа медицински офис консумативи ...адекватно снабдявани с прогнозиране на нуждите от инвентаризация, подаване на поръчки и наблюдение на офис оборудване.
8 -
Защитава поверителността на пациента ...като се гарантира, че защитената здравна информация е гарантирана, като не оставяте PHI на обикновен обект и излизате от компютъра, преди да го напуснете без надзор. Поддържането на поверителността на пациентите не само кара пациентите да се чувстват сигурни, че се лекуват във вашето медицинско заведение, а и законът. Всяка организация, която има достъп до информация за здравето на пациента, се счита за обхванато лице и се изисква от закона да спазва разпоредбите на HIPAA или да бъде изправена пред граждански и / или наказателни санкции. Необходимо е медицинските записи да останат поверителни и да не могат да бъдат достъпни от хора, които нямат подходящо разрешение. Оповестяванията, направени по отношение на защитената от пациента информация за здравето (PHI) без тяхното разрешение, се считат за нарушение на Правилата за поверителност.