Електронната комуникация става все по-популярна в наши дни, отколкото телефонните обаждания, поща "охлюв" и дори в някои случаи срещи "лице в лице". Във всяка професионална обстановка, включително в медицинската служба, е важно да се обмислят няколко неща при изпращане на имейли до колеги, пациенти, лекари, болници, продавачи или други специалисти.
Хората прекарват голяма част от деня си, като отварят и четат имейли.
Значително време не бива да се губи от неефективните и незначими имейли. Същият професионализъм, който бихте използвали по телефона, кореспонденцията по пощата или лице в лице, също трябва да бъде изразена в имейл. Винаги помнете, че имейл е форма на комуникация и начинът, по който получателят интерпретира съобщението е единственото, което има значение.
Преди да създадете и изпратите имейл, задайте си няколко въпроса.
- Е-мейл е най-добрата форма на комуникация за информацията, която изпращам?
- Професионално ли е?
- Подходящ ли е за HIPAA?
- Точно ли представлява мен и медицинската служба?
Етикет за имейли Правило # 1
Размислете върху съдържанието на съобщението си, преди да натиснете бутона Изпращане . Уверете се, че имейлът е подходящата форма на комуникация за вашето съобщение, вместо телефонно обаждане или среща. Имайте предвид, че съдържанието трябва да отразява образа и нивото на професионализъм, очаквано от Вашата медицинска служба.
Не изпращайте, препращайте и не отговаряйте на имейл, който съдържа неприлични, обидни, клеветнически, клеветнически, расистки или сексуални съображения. Наказанията може да са тежки за вас и медицинската служба.
Етикет за имейли Правило # 2
Използвайте правилна граматика, пунктуация и правопис. Отново, вашето послание е отражение на вашата медицинска служба.
Също така не забравяйте да запазите съобщението кратко и да използвате правилното оформление на съобщението си, което го прави по-лесна за четене. Коригирайте електронната си поща преди да ударите SEND .
Не използвайте ВСИЧКИ CAPS, тъй като това се смята за крещящ или крещящ в онлайн света. Използвайте получер или курсив, за да подчертаете дума или фраза. Също така, избягвайте използването на изключително фантастични или странни шрифтове, тъй като това прави пощата ви по-трудно за четене.
Етикет за имейли Правило # 3
Уверете се, че имейлът се изпраща до съответния получател (и). Информацията в медицинска служба, особено свързана с информацията за пациентите, трябва да се споделя само на основание, че трябва да се знае. Също така, считайте, че хората могат да считат информация, която не е от значение за тях, като "нежелана поща".
Не обсъждайте лична и поверителна информация или прикачете файлове на пациентите в имейл. Използвайте номера на пациентски сметки или медицински регистрационни номера, за да посъветвате някого да прегледа профила. Вашата информация трябва да бъде отбелязана там.
Етикет за имейли Правило # 4
Отговорете на професионалните имейли в рамките на 24 часа, когато е възможно. Ако това не ви даде достатъчно време, най-малкото отговорете, за да кажете, че сте получили имейла и ще се свържете с тях възможно най-скоро.
Не отговаряйте на спам или заявки за абониране / отписване.
Това ще генерира само повече спам, които ще наводнят вашия бизнес имейл.
Етикет за имейли Правило # 5
Пазете емоциите от имейли. Бъдете любезни и професионални. Знайте кои сте неформални, след като изтече достатъчно време, за да изградите този тип взаимоотношения.
Не казвайте нищо в имейл, което може да съжалявате по-късно. Бъдете внимателни, когато изпращате или отговаряте на имейл с гняв. Никога не правете лични коментари за друг човек, не правете коментари, които биха обидили някого или не казали нещо, което не бихте казали лично.
Етикет за имейли Правило # 6
Дръжте хумор, шеги и ирония на минимум. Намеренията често са "изгубени в превод" в имейли и хората не винаги могат да получат шега.
Помислете за това от гледна точка на получателя.
Не изпращайте, препращайте или не отговаряйте на верижни букви. Това е непрофесионално поведение и някои хора го гледат като нежелана поща. Не забравяйте, че всяко изпратено от вас съдържание трябва да отразява образа и нивото на професионализъм, очаквано от вашия медицински кабинет.